Как написать претензию контрагенту

В процессе ведения бизнеса предприниматели могут столкнуться с ситуацией, когда контрагент нарушает свои обязательства, что приводит или может привести к финансовым или иным репутационным потерям. Нередко для урегулирования возникших разногласий достаточно связаться с контрагентом и попробовать договориться путем переговоров (как правило в договорах есть такое условия).

В случае если виновная организация не желает решить вопрос мирным путем или просто не выходит на связь, необходимо выразить свои требования в официальном порядке.

Таким способом является составление и направление претензии в адрес контрагента (рекламации). Однако не многие предприниматели знают, как правильно составить досудебную претензию и совершают множество ошибок, которые в последствии могут привести к отрицательному решению в суде. В данной статье мы разберем, как правильно написать претензию и предъявить ее контрагенту, нарушившему свои обязательства.

Зачем нужно писать претензию?

Претензия нужна не только, чтобы уведомить контрагента о ненадлежащем исполнении договорных обязательств и попытаться решить спор во внесудебном порядке.

В большинстве случаев направление рекламации (претензии) является обязательным условием, для последующей подачи искового заявления в Арбитражный суд. Необходимость направления претензии контрагенту прямо предусмотрена в части 5 статьи 4 Арбитражного процессуального кодекса РФ. В случае несоблюдения претензионного порядка, исковое заявление подлежит возвращению судом, а в случае принятия к производству — оставлению без рассмотрения.

Также, порядок урегулирования спора в досудебном порядке как правило предусматривается сторонами в договоре.

Что указать в претензионном письме?

Действующее законодательство не содержит каких-либо обязательных требований к форме претензии. Однако, опираясь на рекомендации судов и сложившуюся практику, можно выделить следующие необходимые элементы:

1. Данные об отправителе и получателе претензии или так называемая «шапка претензии». Здесь необходимо указать наименование и юридические адреса сторон. Дополнительно можно указать номер ИНН и контактные данные (телефон, адрес электронной почты).
2. Заголовок «Претензия», «Досудебная претензия» или «Претензионное письмо».
3. Краткое изложение сути нарушений, послуживших основанием для направления претензии. Следует указывать все нарушения в полном объеме, иначе суд может оставить без рассмотрения те требования, которые не были отражены в претензионном письме. При наличии документов, подтверждающих возникновение неисполненных обязательств, их необходимо отразить в претензии, а если данные документы отсутствуют у контрагента, приложить их к письму.
4. Требования заявителя претензии. Такие требования можно конкретизировать, указав необходимый срок и порядок устранения нарушений. Также, в претензии можно указать о возможности заявителя в дальнейшем обратиться в суд с требованием об устранении нарушений, а также компенсации понесенных расходов (юридические услуги, проведение экспертизы).
5. Срок рассмотрения претензии. В соответствии с Арбитражным процессуальным кодексом РФ срок ответа на досудебное обращение (претензию) составляет тридцать календарных дней. Иной срок может быть установлен законом либо договором.
6. Перечень прилагаемых документов к претензии (при наличии).
7. Печать, подпись заявителя, дата составления рекламации.

На какой адрес отправлять претензию?

Претензию необходимо направлять на юридический адрес организации, который указан в выписке из единого реестра юридических лиц. Такой адрес может не совпадать с адресом, указанным в договоре, поэтому его необходимо уточнить через сайт ФНС России либо сервис проверки контрагентов, используя номер ИНН/ОГРН организации. Если нарушителем является филиал организации, то претензионное письмо можно отправить на адрес филиала.

Каким способом можно направить претензию?

• Почтой России. Необходимо отметить, что отправлять письмо с описью вложения не обязательно, если этого не требует договор.
• По электронной почте, через социальные сети или мессенджеры. Чтобы суд принял такой способ направления претензии необходимо указание о нем в договоре либо у сторон уже есть опыт подобного обмена информацией и для них это обычная практика.
• Также можно вручить претензию лично по месту нахождения организации. Для подтверждения вручения, вашу копию претензии должен заверить руководитель или секретарь организации.

Образец претензии.

Для удобства вы можете скачать несколько образцов претензионных писем для различных ситуаций, экономя ваше время и упрощая процесс составления документа. Воспользуйтесь нашими шаблонами, чтобы быстро подготовить юридически грамотные и эффективные претензионные письма.

Что делать, если контрагент направил отказ или не ответил на претензию?

Ознакомившись с требованиями, указанными в претензии, контрагент может не согласиться с ними полностью либо частично. Для этого он может направить в ваш адрес возражение на претензию, где будут указаны его доводы относительно возникшего спора. Также возможна ситуация, что на претензию вы не получите ответа.

Если в ходе всех переговоров вам не удалось достигнуть соглашения, вы можете обратиться с исковым заявлением в Арбитражный суд. Претензионное письмо, а также доказательство его направления Ответчику прикладывается к исковому заявлению.